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中华全国律师协会律师办理合同审查业务操作指引

发布时间: 2013-08-19 15:04:09   作者:本站编辑   来源: 本站原创   我要评论()
摘要: 为对律师从事商务类合同审查业务提供基本参考依据,从而保证工作质量、规避执业风险,特制订本指引供律师...

为对律师从事商务类合同审查业务提供基本参考依据,从而保证工作质量、规避执业风险,特制订本指引供律师从事相关法律服务过程中参考。
第1条  本指引的定义及说明
1.1本指引所称之合同审查业务,系指律师接受委托,就其送审的合同根据委托人的要求及律师的专业判断,通过检查、核对、分析等方法,就合同中存在的法律问题及其他缺陷提出意见供委托人进行决策、自行调整或商务谈判时参考的专业活动,不包括对文本进行修改。
1.2本指引所称之委托人,系指将合同提交律师进行审查的当事人。委托人并非合同当事人的,其合同利益相关方视为委托人。
本指引所称之相对人,系指合同中委托人一方的利益相对方。
1.3本指引所称之交易目的,系指委托人送审合同所在的交易中,委托人进行交易的真正动机或想要达到的经济等方面的目标。在委托人没有特别说明的情况下,交易目的视为合同目的。
1.4由于合同审查业务与合同修改业务在质量要求和工作量上存在很大不同,合同审查仅对合同中存在的问题基于法律的规定及律师的专业能力,以更正或注释、提问、评述等方式提出疑问、说明、提醒、建议、警告等意见,但并不提供完整的解决方案或对合同进行全面修改。
1.5律师在从事合同审查业务过程中,应充分注意合同双方在风险与责任上的不对等性,并在合同审查的实际工作中根据委托人的需求、合同类型、重要性等情况选择实际工作中需要完成的工作内容。
1.6本指引所描述的工作内容,仅作为律师从事合同审查业务操作时的参考,不作为律师因执业过错对委托人承担责任的依据。
本指引可供审查非商务类合同时参考,但应注意在民事主体、法律环境方面的不同。律师向委托人提供专项合同审查服务时,尤其应当关注本指引中提及的相关专有内容。
第2条  合同审查中的一般原则
2.1律师在审查合同时应当注意,除了法律、司法解释、行政法规、部门规章外,还需关注与合同的签订及履行相关的地方性法规、自治条例、单行条例及地方政府规章、地方政府规范性文件中的相关规定。
律师必须充分注意,合同的内容及实际履行等如与这些地方性的法规、规章、规范性文件存在冲突,虽然未必导致合同无效但有可能导致合同当事人承担不利的后果。
2.2对于无名合同及《中华人民共和国合同法》(以下简称《合同法》)分则中没有明确规定的合同,在进行审查时应注意《合同法》总则以及《中华人民共和国民法通则》等法律规范中的规定,并依据《合同法》的规定参照《合同法》分则中关于买卖合同的有关规定进行审查。
2.3律师在合同审查过程中应勤勉尽责,努力发现并提示委托人合同中所存在的各类风险及不利条款,特别是有可能加重委托人责任、可能导致合同无效或部分无效、因约定不明有可能产生重大争议的条款。
2.4律师审查合同的工作范围包括但并不仅限于合同条款本身,除既有条款外,还应充分注意根据合同性质或交易目的应予约定而未予约定的内容,或足以影响双方重大权益的其他条款约定不明、冲突等情况。
2.5合同中的标的、价格、质量标准、数量、履行期限等约定总体上属于商务条款,应提醒委托人自行确定。但律师应当注意各类商务条款中影响民事责任后果的约定,尤其是对委托人不利的情况以及涉及民事责任的识别与追究的内容。如:价格所包括的对价内容,与交易目的相关的质量标准或特别要求、验收规范,以及委托人应当注意的不利因素等。
2.6律师提供的审查意见必须依据事实及法律,不得主观臆断妄下结论,在结合合同目的或交易目的、合同其他条款全面理解合同条款的含义后,方可作出审查意见,以维护委托人的合法权益并防止发生执业风险。但是否接受合同中的该等条款,应由委托人自行决定。
2.7除非系向委托人提供专项合同审查服务或委托人另有要求,一般情况下律师仅对合同来稿进行审查,不负责审查交易本身的真实性或进行专项调查,但可以提醒当事人注意相关问题。
2.8律师应保持对司法解释、权威案例、审判机关在合同理解方面的主流观点的持续关注,并在合同审查工作中应坚持审慎原则,对有可能导致败诉的条款及时提出警示。
第3条  合同来稿的接收
3.1律师在接收合同送审稿及辅助性的背景文件、参考文件时,应尽可能通过复制等方式避免接收原件,以免因污染、损毁、遗失等意外情况影响委托人的权益实现。如有可能,应要求委托人提交电子文档,以便于保管和修改、传输,并易于保持版面的整洁。
如必须接收原件,且委托人在移交时要求律师签收,则相关原件在归还时一定要由委托人或其指定的工作人员签收。
3.2所有接收到的纸质文档均应以装订等形式集中保管以避免遗失和散落,并建立文档目录载明接收日期、委托合同编号、完成时间、审查方要求等信息,以便安排工作和档案管理。
所有接收到的电子文档均应集中存放于统一的电子文件夹,并在保持来稿原状的同时将来稿的文件名另存为体现文档内容的标准文件名称,如带有委托人字号、文件标题等信息的标准文件名。同时,应建立电子文档目录载明与纸质文档目录类似的信息,以便日后的工作安排及管理、检索。
3.3如委托人有保密要求,可选择与委托人签订保密协议后再开始工作。该保密协议应当包括保密的事项、范围、期限等内容。
委托人要求在审查后归还文件的,应在归还时由双方共同签收以证明交接及归还情况。
3.4律师应当在接受来稿时与委托人商定完成审查工作的具体时间、提交工作成果的方式。如委托人所提交的来稿中无法辨别委托人在合同中的身份,应当要求委托人注明,以便于后续工作的开展。
第4条  对于送审目的的了解
4.1在接收委托人提交的文档及背景文件、参考文件时,应主动询问委托人送审合同的形成背景、合同提供方、委托人在交易中是否处于优势地位等信息,尤其要通过委托人了解交易所要达到的目的、主要的问题所在,以便于判断工作内容、工作重点等。
4.2如果需要,应针对委托人的送审合同稿及背景情况,要求委托人提供合同所需的附件、合同中所提到或有关联的资料、合同空白处准备填写的内容、委托人的主体资格情况、交易标的所属行业的相关规定等与审查相关的资料,以便于得出正确的合同审查意见。
对于以邮件方式送审的电子文档,可事先约定由委托人在提交的同时,随邮件提供审查要点、工作目标、背景情况等信息,以便开展审查工作。
4.3如果委托人未对送审稿提交背景说明及工作目标说明,而律师根据经验及合同类型足以判断相应法律问题的,可只对来稿进行常规书面审查并提交结论,不对委托人的送审目的等进行了解。
如合同较为重大或法律关系较为复杂,或认为必要,律师也可主动向委托人询问交易背景、工作目标等信息,以便于得出准确的结论,妥善地完成审查。
第5条  对于来稿的一般处理原则
5.1对于委托人提交的送审合同电子文稿,应另存为名称中包括委托人姓名或字号、合同类型等信息的副本文件。任何审查均应仅在副本文件上进行,以保留原件供日后核对之用。
对于委托人在合同送审时一并提交的其他辅助性的电子文档、背景文件、参考文件等,应当在审查中保持原状,以避免受到误导。
5.2对于委托人的纸质文稿,应复印后保留原稿,而无论原稿为复印件还是原件。如需在来稿中提供审查意见,任何审查工作均在复印件上进行,并将所有文件一并存档以便于管理。如果可能,可将纸质文稿转换成电子文档,并在保留原稿的基础上进行审查工作。
5.3对于送审合同的审查,如果在原稿上进行审查并出具意见,应当尽可能保证原稿与审查意见稿的可识别性及阅读上的便利,其中:
5.3.1电子文档可采用批注、修订的方式提交审查意见,或以改变字体颜色等方式标示修改情况,以便于识别原稿与审查意见;
5.3.2纸质文档应以规范的校对符号在原稿上提交审查意见,意见应写在纸页空白处并注意防止原稿文字无法识别。如果需要,可在问题部位加注序号,并另用纸张说明各序号下存在的问题。
5.4对于来稿中表述不清或用意不明的条款,律师可以通过问询并得到准确答案后,提供审查意见。也可以直接在审查意见中写明该条款或措词无法理解、语义不明等评价。或者按通常的理解提供审查意见,并注明系按审查者的理解。
5.5对于委托人再次提交审查的合同,应关注来稿针对上次提交的审查意见的调整情况,并核对其他部分是否与上次的来稿相一致,避免因忽略两次来稿中个别条款的变化而导致的主观误判。
5.6审查合同条款时的具体意见分为疑问、说明、提醒、建议、警告五类,律师可根据来稿及委托人的需求提供意见。意见的使用方式分别如下:
5.6.1审查意见中的疑问,用于标示合同中未述及、无法判断的部分,或对无法理解、比较异常的条款提出疑问;
5.6.2审查意见中的说明,是对审查意见的依据加以描述,或以说明正确内容的方式纠正合同条款中在措辞、引用法律、引用条款等方面存在的错误;
5.6.3审查意见中的提醒,是对明显不利于委托人的条款,或是对合同中并未提供的条款,以提请注意的方式要求委托人关注其重要性;
5.6.4审查意见中的建议,是以简短的表述提交合同以外新的方案、思路等,以优化原合同中的方案或表述方式,供委托人在实际交易中参考;
5.6.5审查意见中的警告,是提醒委托人合同中所发现的重大不利情况或重大法律风险,以提示委托人引起高度重视。
第6条  对于合同内容的审查
6.1对主体合格性的审查
对于有资格要求的交易,律师应当审查或提醒委托方注意合同各方当事人从事该交易所应具备的各类法定条件,以确保签订及履行该合同的合法性以及能够得到全面的法律保护。除此之外:
6.1.1对于营业执照的审查,应注意根据其原件判断是否具有法人资格,及经营期限、经营范围、经营地点、是否年检等信息,以判定其身份是否符合工商法规的规定;
6.1.2对于资质等级的判断,应审查其相关的资质证书,以确定其是否合法、有效及是否在合法的范围之内从事经营活动;
6.1.3对于需要许可方能从事的行业,应审查相关方是否具备相关的生产或经营等方面的许可手续;
6.1.4对于涉及从业人员专业资格的交易,应结合合同约定的内容及履行方式,审查履行合同过程中所需的特定人员是否具备相应的专业资格;
6.1.5根据交易内容及当事人的情况,某些交易需要审查提供标的物的一方是否具有合法的处分权;
6.1.6对于经办人,应当审核其授权委托权限或代理权限与交易内容是否相适,明确其与被代理方情况是否相符。合同主体为自然人的,还应核对其合法有效的身份证件、联系地址,以及是否具备从事相关交易所必需的资格等。
6.2对内容合法性的审查
审查合同内容的合法性,应当根据不同层面的法律规范、相关国际条约(如有)等方面的规定,并结合法律对于合同内容、审批手续等方面的要求。其中,审查合同是否有效只能依据法律及行政法规。主要包括:
6.2.1审查合同条款及签订合同的过程中,是否涉嫌存在《合同法》中所规定的合同无效、免责条款无效、可申请变更或撤销的情况;
6.2.2合同的签订及履行,或合同的生效、变更、转让、解除,是否存在包括但不限于相关交易需要企业章程或上级企业、相关权利人的授权,以及依法需要获得政府部门的批准、依法登记等前置条件;
6.2.3合同中的约定是否与法律规范的强制性规定存在冲突,特别是与规范相关交易的单行法律的强制性规定存在冲突;
6.2.4审查合同中所用的法律术语、技术术语是否与标准的解释或通常的理解相同;
6.2.5审查交易标的物的质量标准是否符合法律的明确规定以及强制性标准的具体规定;
6.2.6审查合同的名称与合同内容、属性是否一致,特别是有名合同的名称与合同内容是否存在冲突等。
6.3对条款实用性的审查
律师可以根据委托人的行业性质、交易特性、相对人情况等,审查合同对于容易发生的争议是否已经设定实用性条款。主要包括:
6.3.1合同中关于交易内容、交易方式的约定,是否适合标的的特点及需要、是否有助于实现交易目的;
6.3.2合同中是否已经结合交易的特点、背景并基于通常的判断,对可能发生的问题或争议进行了充分的预见,以维护委托人利益、提升交易的安全性;
6.3.3合同约定的履行地点,或合同中明示或隐含的管辖等条款,是否有利于维护委托人的交易安全、便于委托人行使权利;
6.3.4合同条款的设置是否便于交易、便于追究违约责任,并适合合同各方的实际情况。
6.4对权益明确性的审查
审查合同时应注意合同中的权利义务是否明确,以避免当事人因权利义务不明而丧失权益或导致损失。此类审查包括可识别性、可衡量性,主要包括:
6.4.1履行内容范围是否明确、具体,以及是否可以识别、衡量质量并可以履行;
6.4.2各阶段应履行的内容、先后顺序、时限等约定是否明确、具体,相关的权利义务归属是否明确;
6.4.3自行处理争议的程序中,时限、工作内容、责任方是否明确、具体,需要选择的争议解决机构是否已经明确、有效;
6.4.4对于双方权利义务的约定,以及违约构成要件、违约责任是否具备可识别性、可衡量性;
6.4.5合同如有附件,其内容是否明确具体、是否与合同正文冲突,以及合同中是否已规定冲突解释顺序。
6.5对合同严谨性的审查
律师应在审查合同时,注意来稿是否由于逻辑思维的严谨性不足而导致权益无法保护。主要包括:
6.5.1对于具体权利义务的列举,是否由于严谨性不足而存在产生较大争议的可能性,或合同中未对这种可能的情况约定判断标准和解决方法;
6.5.2是否存在由于术语或关键词不统一而造成的条款冲突,或由于表述不一致而影响权利义务的明确性;
6.5.3对于合同中约定禁止的行为,是否具有相应的违约责任条款,以及类似的缺乏相应条款配合的合同条款;
6.5.4对于篇幅较长的合同,或内容较为复杂的合同,应注意某些概念会由于使用场合的不同而发生内涵及外延的变化,避免由此而引起的权利义务变化。
6.6对表述精确性的审查
律师在审查中应关注由于文字表述不当而对权利义务的影响,但在常规性审查中,对于不规范的表述方法只要不影响权利义务性质,可根据需要决定是否逐一列明。主要包括:
6.6.1对于合同条款的表述,是否存在严重影响交易目的实现或合同履行的语言歧义,即同一语句存在不同的语意解释方式;
6.6.2在合同条款的表述语句中,履行义务的主体、内容、对象是否明确,代词的指代关系是否明确,或通过合同前后条款是否足以确定;
6.6.3合同条款中所使用的语法及标点符号是否规范、准确,是否容易因语法或标点符号不规范、不准确造成权利义务无法判断或不明确;
6.6.4合同中的术语、特定用语、对于同一事物的表述方式,在不同的条款中是否完全一致;
6.6.5不同层级条款序号的使用是否符合规范或习惯,各层序号是否连贯并显示出明确的层级,以及页码是否连贯。
第7条  专项合同审查时应另行注意的内容
7.1律师承办专项合同审查业务,以单项服务的方式为委托人提供合同审查服务时,除前述工作内容外,应根据审查的目的、交易的性质、特点,以及双方当事人所设定的初步交易条件,通过更为深入、细致、严谨的工作满足委托人的审查需求。
7.2除依照前述项目控制审查质量外,律师可根据委托人的要求或项目内容的需要从事如下工作:
7.2.1根据委托人所提供的要求及相应背景资料,判断标的性质、交易方式、交易期限等合同条款能否最大限度实现委托人的交易目的;
7.2.2审查相对人主体资格及所提交文件的真实性、完整性、合法性以确保委托人的交易安全,并审查委托人主体资格的合法性、提示法律风险;
7.2.3如果项目情况需要且委托人同意,律师应当对交易相关内容展开深入的尽职调查和全面的法律调研,以了解项目的真实情况及法律环境;
7.2.4当委托人在交易中的地位允许时,合同条款是否已经通过对生效时间、履行阶段等控制,达到分散风险、掌握主动的目的。
7.3在提交专项合同审查工作成果时,应以更为正式的方式对项目情况进行说明,出具的审查结论更应严谨并有更为详细的法律依据。
对于专项合同审查结论,律师可以根据委托人的要求提供改进建议,以供委托人决策或项目谈判时参考。建议的详尽程度按委托合同的约定,但相关建议不得违反法律规定及职业操守的要求,不得建议委托人从事违法或有违诚信原则、社会责任的行为。
第8条  制作审查意见的原则
8.1任何情况下,律师所提交的审查意见必须是观点明确、文字通顺、法律依据充分的正式结论,不应留有法律或表述方面的任何瑕疵,也不应存在任何不符合审查要求的情况。
8.2律师在提交工作成果时,应以适当的方式提醒委托人律师的审查意见仅对来稿负责、供委托人参考,合同履行过程中的事务及风险由委托人自行把握。
8.3提交审查工作成果时,律师应对于审查的范围、委托人需要掌握的内容等履行附随的告知义务,防止委托人因误解或理解错误而造成不利影响。
特别是对于应由委托人自行决策或审查的内容,应当明确告知。如委托人要求的审查时间非常紧迫,应注明因委托人要求的时间较紧,只能提供目前的意见。
8.4律师所提交的合同审查意见应当符合执业规范及职业操守,对来稿中存在的问题应客观、文明地加以评述而不应贬低。同时,如有法律方面以外的意见,不应以合同审查意见的方式提供。
第9条  合同审查成果的提交
9.1委托人的来稿对提交工作成果方式没有具体要求的,对于纸质文档可以直接在来稿的复印件上手写审查意见,对于电子文档可以直接在来稿的副本上以批注或不同颜色字体制作审查意见。
9.2对于篇幅较长的合同,或者关系较为复杂的合同、影响比较重大的合同,以及委托人要求提供专门的审查意见的合同,律师在提交工作成果时,应提供来稿中在利益倾向性、法律风险程度、委托人利益保护、条款严谨程度等方面的总体性审查评述意见,并指明合同是否有效、必须修改或关注的条款、某些条款法律后果等,以便于委托人决策或调整。
9.3如委托人有明确的要求,或者律师认为在防范委托人交易风险或律师执业风险方面确有必要,应以法律意见书或独立的合同审查意见的方式提交合同审查工作成果。以此类方式提交工作成果的,应包括以下内容:
9.3.1来稿及其他辅助资料的名称、份数、内容,以及提交的时间;
9.3.2委托人(必要时注明经办人)对背景情况的介绍;
9.3.3委托人对于合同审查的具体要求以及完成工作时限要求;
9.3.4简要的律师工作程序,以及审查等工作内容;
9.3.5各部分合同条款的具体审查意见,包括相应的法律依据;
9.3.6需要额外加以说明的情况;
9.3.7总结性的评述或结论。
9.4如有必要,律师在提交工作成果时应当保有委托人签收的依据。在提交工作成果后,律师应主动关注委托人的反馈,以便发现工作中的问题、积累工作经验,便于工作质量的不断改进与提高。
9.5律师对于完成合同审查任务所产生的合同来稿、附属资料、委托人的指示及提交的审查成果等应完整保留,以便工作经验的积累及事后查验。同时,必须严格按照国家法律、行业主管部门的相关规定保管业务档案。
9.6律师应尽可能关注所提交的工作成果的质量及委托人的采纳情况,通过收集反馈意见不断提高对于合同的理解和审查能力,增加审查意见对于委托人的实用性和严谨性。

 

(本指引由全国律协经济专业委员会负责起草,主要执笔人:吴江水)

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